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Organizing your purchasing process efficiently

Your purchasing process can always be improvedSo keep a close eye on this processAnalyze the process and ask yourself whether this can be done more efficientlyWhen the process runs smoothlythere are of course many advantagesWhen it saves you time and money, that is of course always interesting. What other benefits are thereYou can read that in this blog. 

What is a purchasing process? 

In a purchasing processthe process in which products or services are purchased is mapped out. This process usually consists of 6 steps, we have listed them for you: 

  1. Specifying the purchasing requirement 

  1. Select suppliers 

  1. Negotiations and contracting 

  1. Purchase 

  1. Monitor the correct delivery 

  1. Aftercare 

The commercial aspect is mainly in the first three steps. The last 3 steps are mainly about the operational aspect. 

How can you organize this efficiently? 

 It often happens that the purchase is done from many different suppliersThis all has to be kept in an organized manner and that requires a lot of paperworkThis is a time consuming job. You can reduce the number of suppliers by means of invoice procurement 

Consider the following points: 

  • Replace a large group of suppliers with 1 total supplier. 

  • Automate and digitize invoices. 

Because you have 1 total supplieryou also only have 1 point of contact, 1 invoice and 1 payment term. A lot less to take into account. This way you can focus on the core activities of your business. This allows you to focus on strategic issues and optimize them in the long run. This also reduces internal costs by up to 21%! Outsourcing your purchasing is therefore always a good ideaFrom invoice settlement to the source to pay or procure to pay process, we are happy to take the work off your hands.